PRIVACYVERKLARING NIEUWSBRIEF EN EMAILCOMMUNICATIE
Deze privacyverklaring geldt specifiek voor de nieuwsbrieven en e-mails die vzw O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem (hierna "het ziekenhuis") verstuurt via het platform Flexmail. Ze is niet dezelfde als de algemene privacyverklaring van onze website of de privacyverklaring voor patiëntengegevens: deze tekst gaat uitsluitend over de gegevens die we verwerken omdat u zich inschreef voor onze nieuwsbrief.
Deze verklaring is terug te vinden via een link onderaan elke e-mail die wij versturen.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking
vzw O.L.V. van Lourdes Ziekenhuis Waregem, met zetel te 8790 Waregem, Vijfseweg 150, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die worden verzameld via onze nieuwsbrief.
Contact functionaris voor gegevensbescherming (DPO): dpo@ziekenhuiswaregem.be
2. Welke gegevens verzamelen we
Bij inschrijving op onze nieuwsbrief verzamelen we:
- Uw e-mailadres (verplicht).
- Eventueel uw voornaam en/of naam, indien u dit bij inschrijving invulde.
- Uw voorkeuren, indien ons formulier de mogelijkheid biedt om onderwerpen te kiezen.
Daarnaast verzamelen we automatisch statistische gegevens over uw interactie met onze e-mails (zie punt 5).
We verzamelen via de nieuwsbrief géén gezondheids- of patiëntgegevens. Bent u ook patiënt van het ziekenhuis, dan is die verwerking onderworpen aan een aparte privacyverklaring.
3. Waarvoor gebruiken we uw gegevens
We gebruiken uw e-mailadres uitsluitend om u de nieuwsbrief en gerelateerde e-mailcommunicatie van het ziekenhuis te sturen (nieuws, evenementen, informatiecampagnes). We gebruiken uw gegevens niet voor geautomatiseerde profilering met rechtsgevolgen, en verkopen of delen uw gegevens niet met derden voor commerciële doeleinden.
4. Wie verwerkt uw gegevens namens ons
Voor het versturen van onze nieuwsbrief maken we gebruik van Flexmail, een Belgische leverancier van e-mailmarketingsoftware. Flexmail treedt op als verwerker in de zin van de AVG en verwerkt uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies. Uw gegevens worden opgeslagen binnen de EU (Flexmail hanteert eigen datacenters in België).
Met Flexmail hebben we een verwerkersovereenkomst afgesloten die hen verplicht om uw gegevens veilig te verwerken en niet voor eigen doeleinden te gebruiken.
5. Tracking en meetgegevens
Zoals gebruikelijk bij e-mailmarketing meten we of onze e-mails geopend worden en of er op links geklikt wordt. Dit gebeurt via een onzichtbare pixel en via trackinglinks, technieken die Flexmail standaard aanbiedt.
• Deze gegevens gebruiken we enkel om onze nieuwsbrief te verbeteren (bv. welke onderwerpen relevant zijn) en niet om individueel gedrag buiten de nieuwsbrief te volgen.
• Deze gegevens worden niet doorverkocht of gebruikt voor gepersonaliseerde advertenties bij derden.
6. Bewaartermijn
We bewaren uw gegevens zolang u ingeschreven blijft op onze nieuwsbrief. Schrijft u zich uit, dan verwijderen of anonimiseren we uw gegevens binnen 14 dagen uit ons Flexmail-bestand, behoudens een korte periode nodig om de uitschrijving zelf te kunnen aantonen (bewijslast).
Blijft een adres langere tijd inactief (geen enkele opening/klik), dan kunnen we periodiek opschonen conform het principe van minimale gegevensverwerking.
7. Uitschrijven en toestemming intrekken
Onderaan elke e-mail vindt u een directe uitschrijflink. Na uitschrijving:
• ontvangt u onmiddellijk geen nieuwe mails meer;
• blijft uw e-mailadres enkel nog geregistreerd als "uitgeschreven", om te vermijden dat u per ongeluk opnieuw wordt toegevoegd;
• wordt dit niet gebruikt voor enig ander doel.
U kan zich ook uitschrijven door rechtstreeks contact op te nemen met de communicatieverantwoordelijke op communicatie@ziekenhuiswaregem.be.
8. Uw rechten
U heeft steeds recht op inzage, verbetering, beperking, overdraagbaarheid en verwijdering van uw gegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking. Om deze rechten uit te oefenen, contacteert u de DPO (zie punt 1).
9. Klacht indienen
Bent u niet tevreden over hoe wij uw gegevens verwerken, contacteer dan de DPO van het Ziekenhuis Waregem. U kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
11. Wijzigingen aan deze verklaring
We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving of in ons gebruik van Flexmail. De meest recente versie is steeds te raadplegen via de link onderaan onze e-mails.
Laatst bijgewerkt op 24 juli 2026.
